Sécuriser les moments clés de vos RH avec une signature probante
La signature électronique a plusieurs avantages : assurer la conformité des procédures sensibles et accélérer les délais de signature de documents qui étaient jusqu'ici en format papier.
La signature électronique est disponible directement depuis votre logiciel SIRH. Les documents signés sont ensuite stockés dans le dossier numérique du collaborateur. C'est simple, fluide et sécurisé.
Vous pouvez choisir entre 3 niveaux de sécurité suivant le type de document à signer. Le coût de la signature électronique est différent suivant le niveau de sécurisation.
Pour tout savoir sur les niveaux de certifications, consultez les conseils de notre experte RH dans cet article
Primobox est un prestataire de services de confiance numérique (PSCo). La certification des signatures par Primobox est totalement transparente pour l'utilisateur de nos logiciels SIRH, votre interlocuteur unique est Asys.
La signature électronique est disponible directement depuis votre logiciel SIRH. Les documents signés sont ensuite stockés dans le dossier numérique du collaborateur. C'est simple, fluide et sécurisé.
Vous pouvez choisir entre 3 niveaux de sécurité suivant le type de document à signer. Le coût de la signature électronique est différent suivant le niveau de sécurisation.
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Découvrez comment nos clients gagnent en productivité et en fiabilité
sur leur processus RH
Proteor
Christine Barbon, Directrice RH
« Avec Premium RH, nous gérons plus de collaborateurs avec les mêmes effectifs RH. Nous avons divisé par deux le temps passé à réaliser les paies et avons fortement réduit les flux papiers. Les données RH sont collectées et centralisées à travers Premium-RH ».
Industrie
850 collaborateurs
Lire le témoignage
Everial
Stéphanie Ponsot, Resp. SIRH
« Avec Premium-RH, nous gérons la chaîne dans sa globalité, de l'arrivée du collaborateur jusqu'à la paie. Un outil unique pour retrouver à la fois son contrat, ses congés, ses entretiens, etc. Les managers se concentrent davantage sur les échanges avec le collaborateur. ».
Services
276 collaborateurs
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Masfip
Marcel Attelan, Vice-Président RH
« En terme de gestion des temps et des activités, l’enjeu pour nous est de maîtriser le badgeage, et les heures de récupération. So’Horsys nous permet de dématérialiser nos processus et donc de gagner en temps et en fiabilité des données ».
Mutuelle
85 collaborateurs
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Opter pour la signature électronique de documents peut amener quelques questions. Nous avons répertorié pour vous les questions et réponses fréquemment posées, afin que vous puissiez faire un choix réfléchi.
Qu'est ce que la signature électronique ?
Selon l'article 1367 du code civil second alinéa, la signature électronique "consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache".
La signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite suivant le niveau de sécurisation choisi.
Souvent confondue avec la signature numérique, la signature électronique est pourtant bien plus fiable que son homologue et possède même une valeur juridique probante. Conforme aux réglementations juridiques les plus strictes, la signature électronique offre des niveaux de garantie plus élevés sur l’identité d’un signataire.
La signature électronique est composée d’une suite de caractères numériques, appelée certificat, qui garantit l’identité des signataires et la valeur juridique du document signé.
Il existe également la signature électronique avancée. Cela suppose l’obtention préalable d’un certificat de signature électronique. Les certificats de signature électronique qualifiés au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS » sont délivrés par des Prestataires de Services de Certification Electronique (PSCE) qualifiés.
L'ANNSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information) précise que seule la société LSTI est habilitée à qualifier les prestataires de service de confiance au sens du décret n°2010-112 du 2 février 2010.
Quels sont les documents à faire signer en 2ème niveau de sécurité (signature avancée) ?
Notre recommandation : utiliser la signature électronique avancée pour les actes pouvant donner lieu à un différend juridique.
Par exemple : les contrats de travail et avenants au contrat, les comptes-rendus d’entretien annuel et notamment lorsque ces derniers fixent des engagements financiers, des objectifs à réaliser, etc.
Les documents relatifs à la sécurité nous semblent aussi requérir une signature avancée comme les passeports d’habilitations et de recyclage des habilitations nécessaire pour la réalisation de travaux dangereux.
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