Asys
Logiciel de Gestion RH
Logiciel de Gestion des notes de frais

LOGICIEL DE GESTION DES NOTES DE FRAIS

Vous allez vous faire des amis tellement c'est simple

Divisez par trois le temps passé sur la saisie des notes de frais, grâce au remplissage automatique. Et gagnez du temps sur le traitement des notes. Plus de compromis : notre logiciel est ergonomique et intégré nativement aux SIRH.

Vous n'aimez pas saisir vos notes de frais ? Nous non plus !

Prenez la photo du justificatif depuis votre portable. Laissez-nous remplir automatiquement la date, le montant TTC, la devise et le libellé de votre note de frais. Nous calculons même le kilométrage réalisé.

Photo de vos justificatifs
Technologie OCR qui analyse le texte de la photo et remplit la note de frais (en collaboration avec Mindee)
API Google Maps pour définir le kilométrage réalisé
IK (Indemnité Kilométrique) récupérée à partir de la fiche collaborateur, par année et suivant son véhicule

Vos règles, vos habitudes

Appliquez votre politique de notes de frais en paramétrant vos préférences : catégories de dépense, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputations analytiques, etc. Car il faut toujours intégrer les cas particuliers dans une gestion optimale des notes de frais

Personnalisation de 4 masques différents : restaurant, indemnités kilométriques, carburant ou standard
Nombre illimité de catégories par masque
Gestion différente selon les profils

Un processus décentralisé

Digitalisez l'intégralité du processus, selon vos souhaits et en mode collaboratif. Les salariés saisissent. Les managers valident. Les exports sont générés pour l'équipe comptable.

Workflow de validation suivant vos processus internes
Saisie et validation depuis ordinateur ou mobile
Système d'alertes lié au processus de validation
Envoi des écritures en comptabilité.

Où vous voulez, et surtout quand vous voulez

Vos collaborateurs et managers utilisent MyPremium, accessible via ordinateur, tablette ou mobile. Pas d'application de note de frais à télécharger.

Site PWA adapté aux mobiles, tablettes et ordinateurs
Écrans épurés pour un usage simplifié

Traité et intégré à votre SIRH

Disposez de données justes avec un contrôle efficient. Les calculs de TVA sont automatisés (multi taux) et les justificatifs scannés sont stockés. Fini la conservation papier et les fichiers Excel.

Calculs de TVA
Stockage avec les autres données RH de vos collaborateurs

Vous n'aimez pas saisir vos notes de frais ? Nous non plus !

Photo de vos justificatifs
Technologie OCR qui analyse le texte de la photo et remplit la note de frais (en collaboration avec Mindee)
API Google Maps pour définir le kilométrage réalisé
IK (Indemnité Kilométrique) récupérée à partir de la fiche collaborateur, par année et suivant son véhicule

Vos règles, vos habitudes

Personnalisation de 4 masques différents : restaurant, indemnités kilométriques, carburant ou standard
Nombre illimité de catégories par masque
Gestion différente selon les profils

Un processus décentralisé

Digitalisez l'intégralité du processus, selon vos souhaits et en mode collaboratif. Les salariés saisissent. Les managers valident. Les exports sont générés pour l'équipe comptable.

Workflow de validation suivant vos processus internes
Saisie et validation depuis ordinateur ou mobile
Système d'alertes lié au processus de validation
Envoi des écritures en comptabilité.

Où vous voulez, et surtout quand vous voulez

Vos collaborateurs et managers utilisent MyPremium, accessible via ordinateur, tablette ou mobile. Pas d'application de note de frais à télécharger.

Site PWA adapté aux mobiles, tablettes et ordinateurs
Écrans épurés pour un usage simplifié

Traité et intégré à votre SIRH

Calculs de TVA
Stockage avec les autres données RH de vos collaborateurs

Pourquoi choisir notre logiciel de notes de frais ?

Que vous soyez une PME, une grande entreprise, un établissement de santé ou une collectivité, nos logiciels de gestion RH simplifient le suivi des notes de frais.

Ergonomie et intégration

Plus besoin de choisir entre un logiciel intégré au SIRH et un logiciel externe et ergonomique. Notre gestion des notes de frais combine le meilleur des mondes

Des fonctionnalités avancées

Pré-remplissage des notes de frais via OCR, calcul des distances en voiture : notre solution de notes de frais met la technologie au service des utilisateurs.

Intégration à la gestion des temps

Les impacts des notes de frais sont répercutés. Ex : si un l’un de vos collaborateurs invite l’un de ses collègues au restaurant, possibilité de déclencher une annulation de ticket-restaurant pour ce dernier

Ils gèrent leurs talents avec les logiciels Asys

Découvrez comment nos clients gagnent en productivité et en fiabilité sur la gestion administrative

Proteor
Christine Barbon, Directrice RH

« Avec Premium RH, nous gérons plus de collaborateurs avec les mêmes effectifs RH. Nous avons divisé par deux le temps passé à réaliser les paies et avons fortement réduit les flux papiers. Les données RH sont collectées et centralisées à travers Premium-RH ».

Industrie
850 collaborateurs

Lire le témoignage

Everial
Stéphanie Ponsot, Resp. SIRH

« Avec Premium-RH, nous gérons la chaîne dans sa globalité, de l'arrivée du collaborateur jusqu'à la paie. Un outil unique pour retrouver à la fois son contrat, ses congés, ses entretiens, etc. Les managers se concentrent davantage sur les échanges avec le collaborateur. ».

Services
276 collaborateurs

Lire le témoignage

Riu Paris
Ana Almeida, technicienne Paie

« Chronos nous permet de décentraliser un grand nombre d’opérations et d’éviter des ressaisies chronophages. L’information est aussi directement accessible aux managers sans passer par le service RH. 90% des embauches courtes sont automatisées ».

Retail
900 collaborateurs

Lire le témoignage

Questions fréquentes

Choisir une solution de notes de frais peut soulever quelques questions. Nous avons listé pour vous les questions et réponses fréquemment posées, afin que vous puissiez faire un choix réfléchi.

Quels sont les conseils pour choisir le bon logiciel de gestion des notes de frais ?

On attend souvent les éléments suivants d'un logiciel de gestion des notes de frais :

Un accès simple pour les managers et le collaborateur
Le pré-remplissage automatique via une technologie comme l'OCR
La valeur probante

De notre expérience avec des dizaines de clients sur le sujet, il existe trois sujets qui sont négligés :

La personnalisation des règles de gestion : catégories, plafonds, liste invités, trajets officiels, imputation analytique, etc.
Les étapes qui suivent la validation : export pour l'équipe comptable, suivi administratif, etc.
L'accès collaborateur : il s'agit de choisir entre des applications mobiles de notes de frais ou des sites accessible via ordinateur ou téléphone. Nous avons opté pour la deuxième solution, afin de s'affranchir des problèmes de téléchargement et de mises à jour que posent les applications mobiles.

Quel est l'intérêt de prendre un module de notes de frais intégré au SIRH ?

Opter pour un module de gestion des notes de frais au sein d'un SIRH permet de simplifier la personnalisation des données. Vous pourrez ainsi prendre en compte des champs de la fiche salariés (par exemple la puissance fiscale du véhicule) pour personnaliser votre gestion. Sans ressaisie.

Par ailleurs, les notes de frais sont gérées au même endroit que les autres éléments RH. Et vous limitez le nombre d'interlocuteurs pour vos solutions RH.

Qu'est ce que l'OCR (ou ROC : Reconnaissance Optique des Caractères) ?

L'OCR est une technologie qui identifie et lit le texte sur une photo. Elle se base sur des algorithmes avancés. Elle unterprète la photo d'un justificatif pour identifier les principaux éléments (montant, date, TVA, libellé, etc.) et ainsi pré-remplir automatiquement votre notes de frais.

Le collaborateur gagne du temps et les équipes RH gagnent en fiabilité des données. L'OCR améliore ainsi grandement la gestion des notes de frais.